プライバシーポリシーの概要
LuxTopRoom は、高級賃貸物件の選定サービスを提供する事業者として、お客様の個人情報を慎重に取り扱います。本方針は、収集する情報の種類、利用目的、第三者提供の範囲、保存期間およびお客様の権利について明確に説明することを目的としています。LuxTopRoom は法令および業界のベストプラクティスに従い、適切な管理措置を講じます。
定義
本項では、プライバシーポリシー内で用いる主要な用語の定義を示します。明確な用語定義により、当社の取り扱い方法を具体的に理解いただけます。
収集する情報
当社はサービス提供に必要な範囲でのみ情報を収集します。収集方法はユーザーの入力、技術的自動収集、第三者提供の三つの経路が主です。
ユーザーが提供する情報
ユーザーがフォーム、メール、電話、面談等で当社に直接提供する情報は以下のとおりです。サービス提供と連絡、契約手続きに必要な情報に限定して取得します。
- 氏名、フリガナ、生年月日などの識別情報
- メールアドレス、連絡先電話番号（+817029523611）、現住所および緊急連絡先
- 希望する物件条件（予算、エリア、間取り、設備、入居時期等）および内覧履歴
- 身分証明書や収益証明等、契約に必要な書類の写し（法的根拠に基づき取得）
- 支払い情報（契約関連の決済処理に必要な範囲での情報）
- お問い合わせ内容、相談履歴、カスタマーサポートとのやり取りの記録
自動的に収集される情報
当ウェブサイト訪問時に自動的に収集される技術的情報は、サービス改善・セキュリティ管理・利用状況分析のために利用します。
- IPアドレス、ブラウザ種類、閲覧日時、アクセスログ
- 端末識別子、OS情報、画面解像度などの技術情報
- クッキーや類似の追跡技術によるサイト利用履歴
- リファラ（参照元URL）や検索キーワード等のアクセス元情報
- ページ滞在時間、クリックした要素等の行動分析データ
- LuxTopRoomでは、高級マンションの選定に際して閲覧履歴、検索条件、保存したお気に入り、物件評価指標などを基にした自動処理（プロファイリング）を行い、利用者に適した物件提案や検索結果の表示最適化を実施します。これらの処理は利便性と精度向上を目的としており、収集・利用するデータは業務上必要最小限に限定し、適切な技術的および組織的安全対策を講じて保護します。自動化された判断により不メリットや不正確な結果が生じた疑いがある場合は、人による見直しや処理停止の申請が可能です。申請やお問い合わせは、〒861-0601 熊本県山鹿市鹿北町四丁2丁目20番地7号（事業者番号: 8526845675301）宛てにご連絡ください。
第三者から取得する情報
提携パートナー、不動産管理会社、与信調査機関、決済サービス事業者等から適法に取得する情報があります。取得は必要最小限に留めます。
- 物件管理会社からの物件情報および空室状況の提供データ
- 与信確認のために与信機関から提供される信用情報（同意に基づく場合）
- 決済代行業者からの決済ステータス情報および請求情報
利用目的
収集した個人データは、以下の目的のために利用します。目的外利用は行わず、変更する場合は事前に通知または同意を得るよう努めます。
- 高級賃貸物件の提案、検索、内覧調整および契約手続きの実施
- お問い合わせ対応、予約確認、アフターサポートおよび重要なお知らせの送付
- ユーザーの希望条件に基づくマッチング精度向上および個別サービスのカスタマイズ
- 不正利用やセキュリティリスクの検知および防止
- サービス品質向上のためのサイト利用分析および統計的集計
- 法令に基づく対応、税務・会計処理および権利保護に必要な手続き
- パートナー企業との連携に必要な業務連絡および情報共有
- ユーザーからの同意に基づくマーケティング連絡（同意がある場合）
処理の法的根拠
個人データの処理は、適用される法令と利用目的に応じた法的根拠に基づいて行います。日本国内の法規制および国際基準を踏まえた取り扱いを行います。
- 契約の履行に必要な処理（物件紹介、契約手続き等）
- 法的義務の履行に必要な処理（税務・会計、法的請求への対応等）
- 当社の正当なメリットに基づく処理（サービスの改善、不正防止等。ただしユーザーの権利メリットを不当に害さない範囲）
- ユーザーの明確な同意に基づく処理（マーケティング等）
データ主体の権利（GDPR相当の取り扱い）
欧州一般データ保護規則（GDPR）に相当する権利や取り扱い方針を尊重し、ユーザーが自己のデータにアクセス・訂正・削除等を行えるよう対応します。
- アクセス権：当社が保持する個人データの確認を求める権利
- 訂正権：不正確または不完全なデータの修正を求める権利
- 削除権（忘れられる権利）：正当な理由がある場合の消去要求
- 処理制限の権利：特定の条件下でデータ処理を制限する権利
- データポータビリティの権利：構造化された機械可読形式でのデータ提供を求める権利
- 異議申立て権：正当なメリットに基づく処理に対する異議の申し立て
データの共有と提供
当社は、業務遂行上必要な範囲で第三者にデータを共有します。共有先と目的を明確にし、適切な管理契約を締結して保護を確保します。
- 物件管理会社およびオーナー：内覧調整や契約手続きのための物件情報提供
- 決済代行業者：契約金の決済処理のための必要情報提供
- 与信調査機関：信用確認のための必要最小限の情報提供（同意に基づく場合）
- 法令対応機関：法的請求や法令による開示要求への対応のための提供
- ITサービスプロバイダ：システム運用・保守に必要な技術情報の共有
- 合併・事業譲渡先：事業の再編に伴うデータ移転（事前告知または法令に基づく対応）
国際データ移転
業務上必要な場合、国内外の第三者にデータを転送することがあります。越境移転を行う際は、適切な法的保護措置（契約条項、標準契約条項等）を講じます。
海外移転先が適切な保護水準を満たしていない場合、標準契約条項や厳格な機密保持契約を導入し、アクセス管理と暗号化等の技術的保護を実装します。
保存期間
個人データは、利用目的達成に必要な期間のみ保持します。法令により保存義務がある場合はその期間に従い保存します。
アカウント情報は、サービス利用期間中および法令で定められた保存期間内保持します。退会後は不要データを順次削除しますが、会計・税務等で保存が必要な場合は該当期間保持します。
問い合わせや相談の履歴はサービス改善および紛争対応のため一定期間保持します。ユーザーから削除要求があれば、法的制約の範囲内で対応します。
アクセスログやシステムログは、セキュリティ監査および不正検知のために限定的期間保持し、その後安全に消去します。
不要になった個人データは、復元不能な方法で安全に削除または匿名化します。削除後は復元できないことを保証できない技術的例外を除き、元データは参照されません。
安全管理措置
LuxTopRoom は個人情報の機密性・完全性・可用性を保つため、組織的・人的・技術的な管理措置を講じます。アクセス制御、暗号化、監査ログ、従業員への教育などを継続的に実施しています。
- アクセス権限管理と多要素認証の導入による不正アクセス防止
- データ転送時および保存時の暗号化、セキュアな通信プロトコルの採用
- 定期的な脆弱性診断、ログ監視およびインシデント対応体制の整備
ユーザーの権利と行使方法
ユーザーは当社が保持する個人データに対して一定の権利を有します。権利行使の要請があった場合は、本人確認の上、合理的な期間内に対応します。
- 情報へのアクセスおよびコピーの請求
- 不正確な情報の訂正要求
- 不要になった情報の削除要求（法的制約がある場合を除く）
- 処理制限の要求および特定処理への異議申し立て
- データポータビリティの要求（機械可読形式での提供）
- マーケティング連絡の停止および同意撤回
- 苦情申立て：当社対応に不満がある場合はまず当社に連絡いただき、必要に応じて監督機関へ申し立てが可能です
- 権利行使の手続きに必要な本人確認情報の提供をお願いする場合があります
個人情報に関する権利の行使について
LuxTopRoomは、お客様の個人情報に関する開示、訂正、削除、処理制限、データ提供要求などの権利を尊重します。権利を行使する場合は、下記の連絡先に必要事項（氏名、連絡先、要求内容の詳細）を明示してください。本人確認が必要な場合は、追加の確認資料をお願いすることがあります。正当な理由がない限り、ご要望に基づき合理的な範囲で対応いたします。
ご依頼の内容を確認後、通常は30日以内に対応方針をご案内します。必要に応じて追加の情報を求める場合があります。複雑な案件や法令上の制約がある場合は、対応に要する期間が延長されることがあり、その際は理由と予想される対応期限をお知らせします。
マーケティングおよびプロモーション情報について
LuxTopRoomからのサービス案内、最新物件情報、イベント案内などのマーケティング情報は、お客様の同意に基づき送付します。受け取りを希望されない場合は、いつでも配信停止の手続きが可能です。配信内容はお客様の関心に沿うよう適切にセグメント化してお届けします。
マーケティングメールの配信停止は、メール内の配信停止リンク、または下記連絡先へのご連絡により承ります。配信停止の適用には数営業日を要する場合があります。
未成年者（子ども）の個人情報について
LuxTopRoomは、18歳未満の未成年者から意図的に個人情報を収集することは避けています。未成年者の情報提供が必要な場合、保護者または法定代理人の同意を適切に確認のうえで処理を行います。保護者からの相談や削除要請には迅速に対応します。
第三者リンクと外部サービスについて
当サイトには第三者のウェブサイトやサービスへのリンクが含まれることがあります。これらの外部サイトにおける個人情報の取り扱いは各運営者のプライバシーポリシーに従います。LuxTopRoomは外部サイトの内容や方針について責任を負いませんので、リンク先のプライバシーポリシーを必ずご確認ください。
プライバシーポリシーの変更について
当社は法令の改正や事業内容の変更に伴い、本ポリシーを適宜見直します。重要な変更がある場合は、LuxTopRoomのウェブサイト上で告知し、必要に応じてお客様へ直接通知します。最新のポリシーは常に当サイトに掲載されますので定期的にご確認ください。